หลักสูตร เทคนิคการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบ Electronic อย่างมีประสิทธิผล สู่ยุค New Normal

เทคนิคการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบ Electronic อย่างมีประสิทธิผล

สู่ยุค New Normal

หลักการและเหตุผล

          ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร  จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า  และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุค IT หรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Document รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

          การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

วัตถุประสงค์

1.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
2.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์
3.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน
4.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าในวิธีการเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

หัวข้อการอบรม

Module # 1  ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)
  * วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
  * ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
 *  แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร
  * เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
  * การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร
  * ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม
 *  การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล
  * การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ
  * การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ
  * การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module # 2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
  * แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)
  * ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์
  * การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล
  * สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล
  * การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document
  * เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม
  * ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
  * การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร
  * เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document
  * สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

รูปแบบการสัมมนา (แบบ Activity based learning)
-  การบรรยายแบบมีส่วนร่วม          
-  การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง                                                       
 
กลุ่มเป้าหมาย   พนักงานปฏิบัติงาน  หัวหน้างาน ธุรการ  สำนักงาน

ต้องการจัดอบรมในองค์กร  ติดต่อ คุณจิ๋ว

      096-669-5554, 064-325-4946
    @dtntraining / 0966695554
   dtntraining456@gmail.com
    www.dtntraining.com