วันพุธที่ 19 กรกฎาคม 2566 หลักสูตร เทคนิคการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบ Electronic อย่างมีประสิทธิผล สู่ยุค New Normal

หลักการและเหตุผล

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร  จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานมากมายในการทำงานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ นั้นคือลูกค้า คนสำคัญขององค์กร     และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง

          ในยุคดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็ดแบบดิจิทัลหรือ E-Document

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการ ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  และนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมืออาชีพ

วัตถุประสงค์

1.       ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.       ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

 

 

หัวข้อการอบรม

Module # 1  ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

§  วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

§  ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

§  เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ

§  ระบบการจัดทำดัชนี และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล

Module # 2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

§  เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน

§  แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

§  ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

§  การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบสากล

§  การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง

Workshop

สรุป ถามตอบ

 

รูปแบบการสัมมนา (แบบ Activity based learning)

การบรรยายแบบมีส่วนร่วมและ Workshop                                                           

 

กลุ่มเป้าหมาย

พนักงานปฏิบัติงาน  หัวหน้างาน ธุรการ  สำนักงาน

 

 

 

 

 

รายละเอียดหลักสูตรอื่น ๆ  เพิ่มเติมได้ที่นี่  คลิ๊ก  http://www.hrdzenter.com/

 

สำรองที่นั่ง  ติดต่อเพิ่มเติมได้ที่    

คุณธนนันท์     096-669-5554   Line :  hrdzenter  IG : hrd_zenter

www.dtntraining.com ,E-mail : dtntraining456@gmail.com  

วิธีการชำระเงิน   เช็คสั่งจ่ายในนาม   บริษัท ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ จำกัด

โอนเงินเข้าบัญชีนาม  บริษัท ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ จำกัด

>> ธนาคารไทยพาณิชย์  สาขาเซ็นทรัลพลาซาลาดพร้าว บัญชีออมทรัพย์  เลขที่  206-237-1740

(กรุณาส่งสำเนาใบฝากเงิน พร้อมใบสมัครมายังบริษัทเพื่อยืนยันการชำระเงิน และใช้เป็นหลักฐานการสมัครทางอีเมล์  : dtntraining456@gmail.com   Line : jiwtraining (ผู้เข้าอบรมรับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินข้ามจังหวัด)

  
 
ที่อยู่ในการออกเอกสารหัก ณ ที่จ่าย

ในนามบริษัท  ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ จำกัด  (สำนักงานใหญ่)

เลขที่  171/162  ซอยพุทธบูชา  39 แยก 1-1

แขวงบางมด  เขตทุ่งครุ  กรุงเทพฯ  10140

เลขประจำตัวผู้เสียภาษี  010 5555 113 021
 
 

 
การแจ้งยกเลิก: 1. ผู้สมัครสามารถที่จะยกเลิกการเข้าอบรมได้ ในกรณีที่ท่านยกเลิกก่อนวันงาน 10 วัน  โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

2. กรณีที่ท่านแจ้งยกเลิกก่อนวันสัมมนาก่อนวันงาน 1-7 วัน บริษัทฯ จะหักค่าธุรการ ร้อยละ 30 ของค่าสมัคร 

3.และในกรณีที่ท่านยกเลิกในวันสัมมนาหรือไม่มาตามที่ส่งใบสมัครมาแล้ว   บริษัทฯจะไม่คืนเงินใด ๆ  ทั้งสิ้น   หรือหากท่านยังไม่ชำระค่าสัมมนา  ทางบริษัท ต้องขอเก็บค่าธุรการจำนวน  30 %  ทันที